Welke gegevens wij over jou verwerken, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn.
Quadalis is een dienst van Luminis Partner, eenmanszaak van R. de Jong, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95542779, gevestigd aan de Paardenakker 2, 1531 SR Wormer. Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens in deze verklaring: je account, het gebruik van de website en het betalen.
Wat je zelf in je dossier zet — documenten, protocollen, toetsen — valt onder de verwerkersovereenkomst. Daarvoor ben jij verantwoordelijk en zijn wij verwerker.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
| Account: e-mailadres en een afdruk van je wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf) | Inloggen en je account beheren | Overeenkomst | Tot je je account wist; na het einde van een abonnement nog 30 dagen |
| Organisatie-account: naam, KvK-nummer en aantal plekken | De organisatie-omgeving leveren | Overeenkomst | Idem |
| Sessie: één cookie | Ingelogd blijven | Overeenkomst | 7 dagen na je laatste bezoek |
| Log: handeling, datum, land en soort apparaat — geen IP-adres | Laten zien wie je dossier opende; misbruik opsporen | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang | Zolang je account bestaat; daarna zonder je adres |
| Mislukte inlogpogingen: e-mailadres en IP-adres | Inbreken tegengaan | Gerechtvaardigd belang | 15 minuten |
| Berichten aan jou: e-mailadres en de tekst | Inloglinks, bevestigingen en herinneringen | Overeenkomst | Tot verzonden, hoogstens 1 dag |
| Betalen: naam rekeninghouder, rekeningnummer en facturen | Het abonnement afrekenen | Overeenkomst en wettelijke plicht | Facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Contact: wat je ons mailt | Je vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang | Zolang nodig, hoogstens 2 jaar |
Reservekopieën van al het bovenstaande worden 14 dagen bewaard en daarna verwijderd.
Zet je een digitale VOG in je dossier, dan leggen wij dat bestand één keer voor aan de Justitiële Informatiedienst (validatie.nl) om na te gaan of hij echt en ongewijzigd is. Die dienst slaat het bestand niet op. Het zegel van een KvK-uittreksel en de handtekening van een diploma-uittreksel controleren wij zelf, zonder iets door te sturen. Raadpleegt een gekoppelde organisatie het BIG-register, dan gaat alleen het BIG-nummer naar het CIBG.
Quadalis gebruikt één cookie: de sessiecookie die je ingelogd houdt. Die is nodig om de dienst te laten werken. Wij gebruiken geen analyse- of advertentiecookies, geen volgpixels en geen diensten die je over andere websites volgen.
Alleen met de partijen die nodig zijn om Quadalis te leveren, en alleen wat zij daarvoor nodig hebben. Wij verkopen je gegevens nooit.
| Cloudflare | Opslag van documenten en de database, het draaien van de site. West-Europa (documenten en database); inloggegevens en sessies in hun wereldwijde netwerk. |
| Hetzner | De server die e-mail verstuurt en elke nacht de reservekopie bewaart. Duitsland (Falkenstein). |
| Het versturen van e-mail vanuit ons eigen postvak. Europa en daarbuiten. | |
| CIBG (BIG-register) | Alleen het BIG-nummer, wanneer een gekoppelde organisatie het openbare BIG-register raadpleegt. Nederland. |
| Justitiële Informatiedienst (validatie.nl) | Alleen het bestand van een digitale VOG, eenmalig, om bij Justis na te gaan of hij echt en ongewijzigd is. De dienst slaat het bestand niet op. Nederland. |
Documenten en de database staan in West-Europa. Cloudflare (inloggegevens en sessies in hun wereldwijde netwerk) en Google (e-mail) kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Beide zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework en werken met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe wij je gegevens beveiligen, staat op de pagina Beveiliging: versleuteling, toegang, afremmen, reservekopieën en wat wij doen bij een datalek.
Wij nemen geen besluiten over jou op basis van alleen geautomatiseerde verwerking. De DBA-check en de controle bij de bron zijn hulpmiddelen: de uitslag is een indicatie, geen besluit.
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken tegen een verwerking of die laten beperken. Veel kun je zelf: je dossier downloaden als één bestand en je account wissen onder Account. Voor de rest mail je support@quadalis.nl; je krijgt binnen een maand antwoord.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verandert er iets wezenlijks, dan passen wij deze verklaring aan en melden wij dat vooraf per e-mail. Elke versie blijft onderaan deze pagina vermeld.
1.0 (25 september 2026): eerste versie.
Vragen hierover: support@quadalis.nl