Deze overeenkomst geldt tussen jou als lid en Quadalis, vanaf het moment dat je een omgeving aanmaakt. Je hoeft niets te tekenen; hij staat hier zodat je hem kunt tonen aan een opdrachtgever of auditor.
Twee dingen door elkaar halen is hier de meest gemaakte fout, dus expliciet:
Uitsluitend om het platform te leveren: je dossier bewaren, geldigheid bewaken, protocollen samenstellen, je toets bijhouden en je berichten sturen die daarbij horen. Niet voor iets anders, en nooit voor reclame van derden.
Naam, e-mailadres en wachtwoordafdruk; de documenten die je uploadt met hun soort en geldigheidsdatum; de antwoorden in je protocollen en toets; en een log van handelingen in je dossier met datum, soort handeling en land.
Je zet geen gegevens van cliënten in Quadalis. Incidentmeldingen en opdrachtovereenkomsten horen hier geanonimiseerd in — het keurmerk eist dat zelf ook. Zet je toch gegevens van een cliënt in je dossier, dan is dat jouw verantwoordelijkheid en vragen wij je ze te verwijderen.
Iedereen die bij ons toegang heeft tot gegevens is tot geheimhouding verplicht. Wij kijken niet in je documenten, behalve wanneer jij daar zelf om vraagt bij het oplossen van een storing, en dan alleen voor zover dat nodig is.
De maatregelen staan beschreven op de beveiligingspagina: versleuteling onderweg en in opslag, opslag in West-Europa, toegangscontrole per bestand, afgeremde inlogpogingen en een toegangslog zonder IP-adres.
Wij maken gebruik van Cloudflare voor opslag, database en het draaien van de site, en van Google voor het versturen van e-mail. Met een nieuwe partij die toegang tot gegevens zou krijgen, komen wij dezelfde afspraken overeen als hier staan, en wij melden het vooraf.
Je documenten staan in West-Europa. Ondersteunende diensten kunnen van buiten de Europese Economische Ruimte worden geleverd; daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Vraagt iemand jou om inzage, correctie of verwijdering van gegevens die in jouw dossier staan, dan helpen wij je daarbij. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het naar jou door en beantwoorden wij het niet zelf.
Ontdekken wij een inbreuk waarbij jouw gegevens betrokken kunnen zijn, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging aan jou, met wat wij weten over wat er is geraakt en wat wij eraan doen. Zo kun jij je eigen meldplicht van 72 uur halen.
Je mag ons vragen aan te tonen dat wij ons hieraan houden. Wij beantwoorden schriftelijke vragen en leveren op verzoek de onderbouwing per maatregel.
Zeg je op, dan blijven je gegevens nog dertig dagen staan zodat je ze kunt ophalen. Daarna verwijderen wij ze. Wis je je account zelf via de knop in je omgeving, dan gebeurt dat direct: de bestanden uit de opslag, de regels uit de database, en het toegangslog blijft zonder je adres bestaan.
Vragen hierover: hallo@quadalis.nl